SELF EVALUATION

Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi

Jawa Barat.

 

 

1.1              Brief History :

 

Visi:

1.      Gerbang komunikasi ilmiah dalam meningkatkan profesionalisme layanan perpustakaan, untuk memenuhi Tridharma Perguruan Tinggi di Wilayah Jawa Barat;

2.      Wahana jaringan informasi antarperpustakaan dalam upaya peningkatan fungsi Tridharma Perguruan Tinggi di Jawa Barat.

3.      Pencapaian kemandirian perpustakaan sebagai wacana disiplin ilmu pengetahuan.

 

Misi:

1.      Mengembangkan kerjasama jaringan layanan informasi berbagai disiplin ilmu untuk menciptakan SDM Perguruan Tinggi yang berkualitas;

2.      Membina dan meningkatkan kualitas layanan perpustakaan, serta berbagai ketersediaan literatur antara perpustakaan yang maju dan sedang berkembang;

3.      Meningkatkan profesionalisme pustakawan dan kualitas layanan Perpustakaan Perguruan Tinggi;

4.      Membantu memperkaya koleksi masing-masing perpustakaan;

5.      Meningkatkan kemampuan dalam mengakses informasi.

 

Tujuan  :

  1. Meningkatkan fungsi dan peran perpustakaan di masing-masing perguruan tinggi dalam melayani CIVITAS ACADEMICA
  2. Meningkatkan mutu akreditasi  masing-masing PT.

 

Sasaran :

  1. Tercapainya kerjasama antar perpustakaan PT yang saling menguntungkan  .
  2. Tercapainya peningkatan mutu akreditas PT anggota
  3. Tersedianya layanan yang prima bagi masyarakat Jawa Barat

 

 

TATA PAMONG dan STRUKTUR ORGANISASI

 

Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Wilayah Jawa Barat merupakan perkumpulan Perpustakaan Perguruan Tinggi yang ada di wilayah Jawa Barat. Pendirian FPPT tidak terlepas dari tugas Perpustakaan Nasional  dalam pembinaan perpustakaan, khususnya perpustakaan perguruan tinggi. Mengingat   perpustakaan perguruan tinggi pada umumnya sudah lebih berkembang dibandingkan dengan perpustakaan lainnya maka pembinaan perpustakaan perguruan tinggi lebih diarahkan kepada kemitraan. Perpustakaan perguruan tinggi yang lebih maju dapat   membina perpustakaan perguruan tinggi yang sedang berkembang atau mau berkembang.

 

Koordinasi Perpustakaan Nasional dilaksanakan dengan Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia ( FPPTI). Selanjutnya, FPPTI   berkoordinasi dengan FPPT yang ada di Propinsi-propinsi.

 

Selain berkoordinasi  dengan FPPTI, untuk daerah Jawa Barat, koordinasi dilakukan juga dengan Badan Perpustakaan Daerah Jawa Barat (BAPUSDA, dahulu Perpustakaan Nasional Propinsi Jawa Barat, yaitu lembaga Pembina perpustakaan yang ada di Jawa Barat) dan di tingkat perguruan tinggi berkoordinasi dengan Kopertis Wilayah IV.

 

 

 

PENGELOLAAN LEMBAGA

 

Dalam melaksanakan kegiatan, Ketua Umum dibantu oleh Ketua I dan Ketua II yang masing-masing membawahi Komisi Teknologi Informasi dan Komisi Humas & Publikasi, serta  Komisi Pengembangan SDM dan Komisi Dana, Usaha, & Kerjasama. Juga oleh Sekretaris untuk urusan administrative dan Bendahara untuk urusan Keuangan.

 

Sumber keuangan FPPT sebagaian besar masih bertumpu pada pendaftaran dan perpanjangan anggota dan penjualan kartu anggota. Disamping itu diperoleh dana juga dari lembaga Pembina pada saat ada kegiatan. Mulai sekarang dan ke depan akan dicoba untuk menggali sumber dana lain yang bukan berasal dari anggota.

 

Evaluasi kegiatan dilaksanakan secara rutin setiap empat bulan sekali. Kegiatan ini selalu didahului oleh kegiatan seminar terbatas anggota yang berkaitan dengan up grading ilmu perpustakaan , informasi dan dokumentasi. Pertemuan evaluasi ini dilaksanakan  secara rutin secara bergiliran di Perpustakaan Anggota FPPT. Dengan cara ini disamping mempererat kerjasama dan koordinasi juga untuk melihat kondisi riil masing-masing perpustakaan anggota yang akan  berguna dalam penyusunan program yang akan dilaksanakan.

 

Pertemuan ini menghasilkan berbagai saran dan kritik  yang diusulkan oleh anggota. Masukan ini selanjutnya dibahas bersama dengan anggota, juga dibahs secara khusus di tingkat pengurus

 

SUMBER DAYA MANUSIA

 

Pengurus FPPT seluruhnya berjumlah 16 orang yang berasal dari perpustakaan perguruan tinggi yang ada di Bandung. Perguruan tinggi tersebut adalah UNISBA, ITB, STT TELKOM,  UNPAR, UTAMA, ITENAS, POLBAN, UPI, UNPAD, UNPAS, STKS, serta BAPUSDA. Ditambah 4 orang  penasehat, dari ITB, UNPAD, dan STBA.

 

Pengurus FPPT Jabar rata-rata adalah Kepala Perpustakaan di masing-masing perguruan tingginya atau sebagai pejabat struktural di perpustakaan perguruan tinggi masing-masing. Kesibukan di masing-masing lembaga asal merupakan kendala dalam pelaksanaan program karena masing-masing pengurus  terbagi dua konsentrasinya antara menyelesaikan tugas rutin lembaga asal dan mengembangkan FPPT. Untuk itu ada kesepakatan tidak tertulis antara pengurus dalam hal pembagian waktu kerja ini. Biasanya,  hari Jumat difokuskan untuk membahas pekerjaan yang ada di forum untuk setiap minggunya.

 

 

KEGIATAN dan KEANGGOTAAN

 

Sampai saat ini anggota forum telah mencapai 105 perpustakaan perguruan tinggi. Kira-kira baru 22% dari perguruan tinggi yang ada di Jawa Barat.

 

Kegiatan FPPT dapat dibagai kedalam 2 bagian besar, yaitu:

 

  1. Kegiatan Pengembangan Perpustakaan dan Pustakawan, diantaranya:
    1. Up grading pustakawan dengan cara seminar terbatas pada pertemuan rutin empat bulanan
    2. Pelatihan,
    3. Magang,
    4. Pemberian sumbangan buku dari perpustakaan  yang lebih berkembang
    5. Informasi lain untuk pengembangan perpustakaan masing-masing.
    6. Benchmark

 

  1. Pemberian layanan kepada masing-masing mahasiswa anggota  FPPT, yaitu melalui:
    1. Kerjasama pemanfaatan koleksi (sharing) masing-masing anggota.

Mekanismenya adalah FPPT mengeluarkan kartu yang dapat dimanfaatkan sebagai akses ke masing-masing perpustakaan anggota. Saat ini masih sebatas membaca di tempat atau memfotokopi. Ke depan akan dicoba untuk kerjasama yang lebih tinggi levelnya, seperti inter library loan.

 

Masih rendahnya jumlah anggota yang bergabung dengan FPPT diantaranya adalah karena kurangnya promosi FPPT baik dalam bentuk cetak atau elektronik, belum banyak kegiatan yang manfaatnya benar-benar terasa langsung. Saat ini kegiatan lebih banyak manfaatnya yang  tidak langsung , seperti up grading pustakawan. Manfaat yang dirasakan langsung baru sebatas baca koleksi.  ILL belum dilaksanakan karena berbagai keterbatasan, seperti  kondisi perpustakaan yang beragam (bahkan sangat ekstrim), baik dari segi SDM juga sumber daya lainnya.

 

 

1.2.      Conclusion :

 

1.  Fundamental Issues

 

After conducting SWOT analysis in all aspect of University Library Forum, there are fundamental issues identified as follows :

-          Sebagian perpustakaan sudah berbasis teknologi informasi dalam memanaje perpustakaannya

-          Beberapa perpustakaan belum tersentuh teknologi informasi

-          Ada perpustakaan yang sudah menggunakan OPAC tapi belum terkoneksi dengan internet

-          Adanya keinginan dari anggota forum untuk mengadakan koneksi atau jaringan dalam memenuhi kebutuhan informasi  pemakai

 

2.  Problem Statements

 

Sejalan dengan fundamental issues maka hasil analysis SWOT dalam Self Evaluation dari FPPT, ada beberapa masalah yang dapat digambarkan seperti dibawah ini :

a)     Kurangnya infrastructure  dan fasilitas sebagian dari perpustakaan perguruan tinggi untuk mengakses informasi secara global (50 % Perpustakaan Perguruan Tinggi di Jawa Barat belum tersentuh  dengan teknologi  informasi )

b)     Kurangnya kualitas dan kuantitas koleksi dari seluruh Perpustakaan  Perguruan Tinggi (Anggaran untuk koleksi dari setiap Perpustakaan Perguruan Tinggi  sangat terbatas)

c)     Kurangnya Sumber Daya Manusia yang berkualitas terutama dalam hal  teknologi informasi

d)     Adanya kesulitan dalam membangun kerjasama antar perpustakaan  dalam bentuk Inter Library Loan/Union Catalog

 

3.  Summary of SWOT analyses

 

The summary of SWOT analyses on all sections are as follows :

  1. STRENGTH :
    1. Perpustakaan Besar dan berteknologi maju sudah bergabung
    2. Pengurus sebagian besar masih muda dan concern pada pengembangan perpustakaan
    3. Ada pertemuan dan evaluasi rutin yang sudah berlangsung rutin
  2. WEAKNESS:
    1. Anggota masih sedikit
    2. Kondisi SDM dan SD lainnya sangat beragam, belum setara
    3. Program masih terbatas pada  pengembangan SDM itupun masih bersifat kognitif, belum menyentuh ke arah sumber daya lainnya terutama yang kearah fisik yang dirasakan langsung.
    4. Promosi dan sosialisasi kurang
    5. Belum ada Peraturan Intern yang  tegas
    6. Personil yang hadir dalam pertemuan rutin/evaluasi selalu tidak tetap sehingga tidak ada kesinambungan informasi yang disampaikan
    7. Sumber dana masih terbatas
    8. Pengurus belum focus terhadap pengembangan forum karena kesibukan di masing-masing lembaganya.

 

  1. OPPORTUNITY:
    1. Anggota berpotensi untuk berkembang
    2. Anggota berpotensi untuk bekerjasama ke level yang lebih tinggi
    3. Ada dukungan lembaga Pembina

 

  1. THREAT:
    1. Pimpinan PT kurang peduli terhadap pengembangan perpustakaan
    2. Kepala Perpustakaan Anggota Forum masih apriori terhadap kegiatan Forum
    3. Anggota menginginkan  program yang instant yang langsung terasa

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Section 2 Environmental Setting :

 

A.  Need analyses

 

Dibutuhkan analisa yang berhubungan dengan faktor-faktor external dan internal antara lain :

 

1.        External factors :

·       Untuk mengantisipasi datangnya informasi dan persaingan global dari berbagai  negara, dalam hal ini banjirnya informasi yang tidak dapat dibendung, maka  diperlukan kerjasama antar perpustakaan agar informasi-informasi tersebut dapat  terseleksi dengan baik.

·       Adanya persaingan dalam ketenaga kerjaan/kualitas sumber daya manusia,  sehingga seluruh Perpustakaan Perguruan Tinggi sebagai Learning Resouce  Centre harus  menyediakan informasi  yang dapat mendukung perkembangan  ilmu dan   teknologi, agar mahasiswa dapat bersaing di pasar kerja, terutama  pasar kerja di luar negeri .

 

2.        Internal factors :

·       Dibutuhkan dukungan dari berbagai pimpinan Universitas atau Perguruan  Tinggi serta Lembaga Pembina

·       Dibutuhkan dukungan dari seluruh anggota Forum untuk mendirikan jaringan  antar Perpustakaan Perguruan  Tinggi

·       Dibutuhkan Infrastruktur yang dapat mendukung terlaksananya program Inter  Library Loan/ Union Catalog

 

B.   The projection of Inter Libray Loan/Union Catalog establishment :

 

The establishment of ILL/Union Catalog are supported/ influenced by following  factors :

1.      Strength :

·         Sebagian perpustakaan perguruan tinggi di Jawa Barat sudah mendirikan  electronic library , dan mendigitalisasikan content local yang dimilikinya bahkan 2 Perpustakaan Perguruan Tinggi sudah melaksanakan program  kerjasama dengan cara mendirikan Web OPAC bersama/ Union Catalog.

·         Ada software yang dapat digunakan untuk program ILL/union catalog ; software tersebut disebut GDL (Ganesha Digital Library) .

 

2.        Weaknes :

·         Sebagian perpustakaan belum mendirikan electronic library

·         Banyak perpustakaan perguruan tinggi yang sudah mendirikan electronic library namun belum terkoneksi dengan internet (masih Local Area Network)

·         Format data yang digunakan tidak standard sehingga sulit apabila akan mengadakan kerjasama antar perpustakaan

·         Tidak adanya infrastructure yang dapat mendukung terlaksananya ILL/Union catalog.

·         Tidak adanya Staff ahli dibidang IT dari anggota Forum yang dapat mewujudkan program kerjasama antar perpustakaan ini

 

3.        Opportunities :

·         Adanya kesempatan bagi setiap anggota untuk lebih mengembangkan perpustakaannya

·         Adanya kesempatan untuk pengembangan Sumber Daya Manusia

 

4.         Threat :

Lokasi perpustakaan yang  sangat berjauhan dan dana untuk pengembangan koleksi  dari setiap  perpustakaan perguruan tinggi yang sangat  beragam, maka apabila tidak adanya kerjasama antar perpustakaan,  akan terjadi ketimpangan dalam penyebaran informasi dan ketimpangan dalam pengembangan perpustakaan, akibatnya penyebaran ilmu dan teknologi pada pemakai tidak akan merata sehingga mengakibatkan sulitnya pemakai dalam hal ini mahasiswa untuk mengembangkan keterampilannya (skill) dan bersaing dalam lapangan kerja.

     

C.      Sustainability :

The operation of ILL/ Union Catalog will be supported by :

  1. Terlibatnya 2 orang ahli IT yang sudah membangun software Ganesha Digital Library dan beberapa pengurus dari forum ini yang akan bertanggung jawab dalam membangun konsep  ILL /Union Catalog ini .
  2. Keterampilan dan pengetahuan untuk mendukung terlaksananya ILL/ union catalog akan diperoleh  seluruh anggota dari kursus dan training yang akan dilaksanakan oleh FPPT  serta benchmarking yang akan dilakukan oleh para pembuat konsep ILL /union catalog ini.
  3. Satu orang staff dari setiap Perpustakaan perguruan Tinggi akan di training Teknologi Informasi untuk menangani masalah-masalah sederhana yang akan dihadapi dalam kerjasama ini.

Section 3 Services/Products

 

Berdirinya FPPT telah dirasakan manfaatnya oleh anggotanya , untuk itu sudah beberapa layanan yang diberikan oleh FPPT walaupun layanan itu belum sepenuhnya sesuai dengan keinginan anggota , layanan tersebut al :

1.      Kartu Anggota Forum bagi sivitas akademika.

2.      Piagam Keanggotaan Forum.

3.      Hibah buku ke Perpustakaan anggota yang koleksinya masih kurang(Appendix 1). (perlu data….)

4.      Kegiatan pertemuan rutin dan seminar ilmiah (Appendix 2)

5.      Pelatihan dan magang kepustakawanan (Appendix 3)